Cómo organizarse para trabajar y conseguir tus objetivos





cómo organizarse

El peor enemigo del trabajador freelance es él mismo. Organizase para trabajar se convierte en una prioridad cuando carecemos de horarios fijos. Por eso existen multitud de sistemas para gestionar el tiempo y ser más productivo. No obstante, requieren de disciplina y entrenamiento.

Es necesario crear buenos hábitos para conseguir los objetivos que nos planteamos.

Hoy, en Marketing Onlaw nos hemos propuesto enseñarte la metodología GTD (Getting Things Done), ideada por David Allen tal como la presenta en su libro “Organízate con Eficacia”.

Este sistema trata de la productividad personal y no es excluyente de otros sistemas de gestión de proyectos, como Kanban.

Para ocuparse de todo hay que olvidarse de todo

Lo primero que hay que tener en cuenta del sistema GTD es que hay que archivar todas las tareas tan pronto como aparezcan. El objetivo de esto es tener la cabeza despejada de la miríada de asuntos inconexos que nos preocupan para, posteriormente, afrontarlos todos eficazmente y centrándonos en cada uno de ellos de forma individual.

Así pues, necesitamos un sistema fiable de recogida de información y que pueda ser utilizado en cualquier contexto. Todas las ideas, documentos, trabajos inacabados o proyectos deben ir a parar a este fichero al que acudiremos en algún momento del día para procesar la información que contiene.

Podemos utilizar muchas herramientas de recopilación, aunque lo recomendable es manejar un número finito y no tener que revisar demasiadas bandejas de entrada:

Hora de entrar en acción

acciones GTD

Ahora llega el momento de procesar toda la información que tenemos en nuestra bandeja de entrada. Procura revisarla periódicamente y hacer algo con lo que hay en ella, ya sea eliminar contenido o llevarlo al siguiente punto del proceso. No queremos acumular basura.

En este punto la disciplina es importante, por lo que yo procuro adecuar esta práctica a mis acciones habituales. Para eso, me ha resultado muy útil utilizar como herramienta de recopilación el correo electrónico, ya que lo reviso diariamente por mucho que haga uso de todas mis fuerzas para no hacerlo.

Entonces, el siguiente paso consiste en transformar todas esas tareas en acciones. En una palabra: simplificar. Una tarea está compuesta siempre de varias acciones. Por ejemplo: organizar un viaje puede requerir comprar los billetes, reservar el alojamiento, preparar el equipaje etc.

El problema no es la falta de tiempo a la hora de organizarse, sino la indefinición de las acciones.

Cuando procesamos una tarea hemos de plantearnos si requiere acción o no:

diagrama gtd

Es muy importante acostumbrarse a no dejar sin procesar los datos que lleguen a la BANDEJA DE ENTRADA ya sea la del correo, un fichero físico o cualquier herramienta que utilicemos. Por ejemplo, si abres un correo, no lo cierres hasta haberlo enviado a alguna carpeta.

En resumen, la BANDEJA DE ENTRADA debe estar lo más limpia posible.

Además, recuerda colocar recordatorios de las PRÓXIMAS ACCIONES en algún lugar fuera de tu herramienta de procesamiento de información. Lo más útil es un calendario.

Con este modelo no se establece una jerarquía de acciones (esto requiere del juicio reflexivo de cada uno), pero permitirá afrontar las tareas con la seguridad de poder gestionarlas todas y definir mejor las tareas que tenemos por delante (pues la indeterminación es uno de los grandes obstáculos para organizar el trabajo).

Podemos elegir las próximas acciones a realizar en función de la situación en la que estemos (desde casa quizá no podemos hacer lo mismo que desde la oficina y viceversa), el tiempo (la que haya que terminar antes o la que esté más próxima a acabar) etc.




El cliente quiere algo y lo quiere ya

A todos nos ha pasado. Muchos clientes sienten que sus asuntos deberían ser una prioridad, por muy nimia que sea su preocupación. Así pues, en la gestión diaria de nuestro tiempo podemos tener que hacer frente a cosas urgentes e interrupciones.

Fuera del GTD yo suelo aplicar el método de clasificación ABCD:

Clientes Adorables: Son aquellos que no suelen tener ninguna reclamación, consumen periódicamente nuestro producto o servicio y cumplen religiosamente sus obligaciones con nosotros. En estos casos hay que aplicarles toda la prioridad posible.

Clientes Básicos: Clientes normales. No son tan buenos como los adorables, pero no resultan conflictivos. En este caso habrá que valorar el perjuicio de la incidencia para el cliente y el retraso que supondrá en nuestro trabajo.

Clientes Conflictivos: Resulta difícil trabajar con ellos. No se dejan ayudar y acaban por entorpecer nuestro trabajo. Nuestro objetivo será convertirlos en Clientes Básicos o convertirlos en Clientes Difuntos. Del mismo modo que con la categoría anterior, habrá que valorar la urgencia de la incidencia y cómo nos afectará a nosotros.

Clientes Difuntos: Clientes con los que es conveniente finalizar la relación laboral.

Ten en cuenta que hacer una nueva tarea imprevista con urgencia no solo tendrá efectos sobre el resto de tu trabajo, sino que probablemente no saldrá todo lo bien que podría. Las prisas no son buenas, y esto hay que hacérselo entender tanto a clientes como a jefes.

No obstante, a menos que tengamos que asumir la tarea inmediatamente, las interrupciones que no sean urgentes deberán ir, también, a nuestra bandeja de entrada.

Como corolario diremos que para que este método funcione hay que mantener el hábito de revisar constantemente nuestras carpetas, procesarlas y mantenerlas siempre actualizadas. Se trata de un sistema de gestión y productividad personal que debe alimentarse con disciplina.

3 thoughts on “Cómo organizarse para trabajar y conseguir tus objetivos

  1. nelcy dice:

    espectacular el sistema de los clientes

    1. MktOnlaw dice:

      Me alegra que te guste. Hay varios métodos para determinar la urgencia de una tarea imprevista y que puede hacer que dejes otros trabajos sin realizar. Por supuesto, si se trata de un cliente es diferente de si se trata de tu jefe. En cualquier caso hacer las cosas rápido tiene un precio y, aunque hay que colocar la nota en la bandeja de entrada, se necesita un método para filtrarlas.

  2. Álvaro dice:

    Un post muy interesante y útil, enhorabuena

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